Jelaskan masalah-masalah yang dapat terjadi akibat bertambahnya jumlah arsip dari hari ke hari​

Jelaskan masalah-masalah yang dapat terjadi akibat bertambahnya jumlah arsip dari hari ke hari​

Jawaban:

a. Menurut Drs. Moekijat

Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan, yaitu :

1) Dipergunakan sistem pengolahan (klasifikasi) yang salah

2) Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.

3) Pegawai-pegawai yang tidak terlatih

Baca Juga  Sebutkan faktor internal dan faktor eksternal yang mempengaruhi analisis swot

4) Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu

5) Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat-warkat.

6) Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan

7) Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.

b. Menurut Drs. E. Martono

Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :

Baca Juga  Menurut Bygrave bahwa karakteristik seorang wirausaha harus mempunyai visi ke depan yang disebut

1) Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.

2) Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.

3) Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah

4) Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang.

5) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

6) Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.

Baca Juga  Berikut merupakan defenisi dari leader dan leadership

c. Menurut Drs. The Liang Gie

Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :

1) Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

Baca Juga  Berikut yang bukan merupakan kerajinan dari bahan lunak adalah

3) Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

4) Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.

d. Menurut Drs. Aw. Widjaya

Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

1) Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.

Baca Juga  Bagaimana hubungan masukan (feedback) dengan kualitas?

2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

3) Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

4) Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.

Baca Juga  Biaya produksi adalah